W związku z wejściem w życie ustawy z dnia 2 marca 2020 r., o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, nazywanej ustawą koronawirusową oraz Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 13 marca 2020 r. w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu zagrożenia epidemicznego, zarówno pracodawcy jak i pracownicy nie wiedzą jak odnaleźć się w obecnej sytuacji zagrożenia epidemicznego.
Praca zdalna
Pracodawca obecnie ma prawo do nakazania swoim pracownikom pracy zdalnej, celem przeciwdziałania rozprzestrzeniania się koronawirusa. Wynika to z zapisów specjalnej ustawy dotyczącej szczególnych rozwiązań w walce z epidemią koronawirusa.
Pracy zdalnej nie należy mylić z pojęciem tzw. telepracy. Praca zdalna jest pojęciem szerszym niż telepraca. Praca zdalna polega na wykonywaniu pracy poza miejscem jej stałego wykonywania na polecenie pracodawcy w rozumieniu ustawy, w celu przeciwdziałania COVID-19.
Telepracą jest wykonywanie pracy regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Telepracownikiem jest więc pracownik, który wykonuje pracę w tych warunkach i przekazuje pracodawcy wyniki pracy, w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Może to być np. praca wykonywana na komputerze i przesyłana pracodawcy pocztą elektroniczną.
Praca zdalna może natomiast polegać także na tym, że pracownik wykonuje pracę np. w domu bez użycia środków komunikacji elektronicznej (komputera, internetu). Przykładowo pracownik w domu analizuje dokumenty, pisze opinię odręcznie itp., a następnie przekazuje pracodawcy efekt swojej pracy w sposób uzgodniony z pracodawcą.
Decyzja o poleceniu pracy zdalnej leży wyłącznie w gestii pracodawcy. Pracownik może oczywiście wnioskować, ale jego wniosek nie wiąże w żaden sposób pracodawcy.
Podczas trwania pracy zdalnej, wynagrodzenie pracownika nie ulegnie zmianie. Praca zdalna to po prostu zmiana miejsca wykonywania pracy.
Ustawa nie wskazuje formy polecenia pracy zdalnej – oznacza to, że polecenie może zostać wydane w dowolnej formie, również ustnie. W interesie obu stron, czyli zarówno pracodawcy, jak i pracownika, byłoby jednak potwierdzenie takiego faktu np. w piśmie skierowanym do pracownika czy służbowym e-mailu.
Praca zdalna z punktu widzenia technicznego
Dokumentowanie wykonywania pracy w trybie zdalnym leży w kwestii uzgodnień dokonanych pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Polecenie pracy zdalnej nie musi być wydane na piśmie, ale jak każde inne polecenie służbowe – może być wydane ustnie, mailem czy wiadomością tekstową. Pracodawca może potwierdzić to polecenie na piśmie.
Ustawa nie określa maksymalnego okresu wykonywania pracy zdalnej. Decyzja w tym zakresie należy do pracodawcy. Może to być czas oznaczony, jednakże uzasadniony przeciwdziałaniem COVID-19.
Co ważne, zgodnie z ustawą, zapis dotyczący możliwości świadczenia pracy w formie zdalnej traci moc po upływie 180 dni od dnia wejścia w życie ustawy. Wydaje się zatem, że czas, na jaki pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej, nie może być dłuższy. Możliwe jest jednak zarówno skrócenie, jak i wydłużenie pierwotnie określonego okresu. Wszystko w granicach zdrowego rozsądku.
Czy pracownik może zakwestionować polecenie dotyczące pracy zdalnej?
Obowiązkiem pracownika jest stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę (art. 100 § 1 k.p.). Dotyczy to także polecenia pracy zdalnej.
Należy pamiętać, iż odmowa wykonania polecenia pracodawcy, o ile nie jest ono sprzeczne z prawem lub umową o pracę, może skutkować nałożeniem na pracownika kary porządkowej. Pracodawca może stosować karę upomnienia lub nagany za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, jak również przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 108 § 1 k.p.).
Przepisy nie odwołują się do warunków mieszkaniowych lub rodzinnych pracownika przy polecaniu pracy zdalnej. Jednak w przypadku zgłoszenia przez pracownika braku możliwości świadczenia pracy w miejscu zamieszkania, pracodawca powinien wyznaczyć pracownikowi inne miejsce wykonywania pracy zdalnej.
Ustawa nie przewiduje obowiązku uzasadnienia przez pracodawcę decyzji o nakazie pracy zdalnej, określa natomiast, że pracodawca może polecić pracownikowi pracę zdalną tylko w celu przeciwdziałania COVID-19. Polecając pracownikowi pracę zdalną, pracodawca powinien więc działać w takim celu.
Zgodnie z ustawą „przeciwdziałanie COVID-19” to wszystkie czynności służące zapobieganiu rozprzestrzeniania się wirusa, profilaktyce czy zwalczaniu skutków choroby. To oznacza, że przesłanki nakazania pracownikowi pracy zdalnej są szerokie i w praktyce każdy pracodawca, choćby ze względu na profilaktykę, może polecić pracownikom pracę zdalną.
Na zakończenie wskazać należy, iż z ustawy wynika, że pracodawca może powierzyć wykonywanie pracy zdalnej poza miejscem jej stałego wykonywania, a więc również w miejscu innym niż dom pracownika.
Czy przedsiębiorstwo może być otwarte i z czym to się wiąże?
Tak, jeśli rozporządzenie jasno nie zakazuje, że taka działalność jest obecnie niedopuszczalna. Co do zasady wskazać można, że otwarte mogą być sklepy spożywcze, apteki, drogerie, banki i placówki finansowe.
Jak wiadomo, nie każdy posiada możliwość pracy zdalnej. W dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy pracodawca zobowiązany jest, w miarę możliwości, zapewnić, by wirus nie rozprzestrzeniał się w miejscu pracy. Oznacza to przede wszystkim taką organizację pracy, która ograniczy osobiste kontakty pomiędzy pracownikami. Ważne jest zarówno zapewnienie pracownikom środków służących do dezynfekcji rąk, jak i zwrócenie szczególnej uwagi na zagadnienia higieny, czyli czystości stanowisk pracy oraz miejsc, w których pracownicy często przebywają, np. jadalnie czy sanitariaty.
Szczególnie narażeni mogą być pracownicy wykonujący pracę w bezpośrednim kontakcie z klientem. Pracowników takich należy odpowiednio poinformować o zagrożeniach oraz wyposażyć w środki ochrony indywidualnej, o ile z przeprowadzonej przez pracodawcę oceny ryzyka wynika, że są one niezbędne na danym stanowisku pracy.
Pracodawca informuje pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami. Szczególnie istotne jest więc zagadnienie przepływu informacji pomiędzy pracodawcą a pracownikami w celu udzielania im bieżących wskazówek dotyczących zachowania się w miejscu pracy w zmienionych okolicznościach spowodowanych zagrożeniem wirusem.
Rząd rekomenduje, aby pracodawca przygotował odpowiednie instrukcje – wytyczne, zalecenia – skierowane do pracowników, wskazujące im, jak pracować w sytuacji zagrożenia wirusem (dotyczące między innymi kontaktów z pracownikami, klientami czy higieny osobistej).
Pracownik w sytuacji zagrożenia wirusem zobowiązany jest wykonywać pracę w sposób zgodny z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy oraz stosować się do wydawanych w tym zakresie poleceń i wskazówek pracodawcy i przełożonych. Dodatkowo pracownik jest zobowiązany współdziałać z pracodawcą i przełożonymi w wypełnianiu obowiązków dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy.
Pomiar temperatury ciała
Pracodawca powinien uzyskać zgodę zainteresowanego pracownika na dokonanie pomiaru temperatury ciała. Pracownik ma natomiast obowiązek współdziałać z pracodawcą w realizacji zadań związanych z ochroną życia i zdrowia pracowników.
Podjęcie przez pracodawcę takiego profilaktycznego działania może mieć znaczenie dla przeciwdziałania COVID-19. Nie jest jednak ustalona przepisami prawa wysokość temperatury pozwalająca na stwierdzenie, że pracownik jest chory albo zarażony wirusem.
Koronawirus a zaległe urlopy wypoczynkowe i wynagrodzenie
W przypadku zaległego urlopu wypoczynkowego, który nie został wykorzystany do 30 września następnego roku kalendarzowego, pracodawca ma prawo wysłać pracownika na zaległy urlop nawet bez jego zgody np. w okresie zagrożenia koronawirusem. Stanowisko to popiera również PIP.
W sytuacji gdy pracodawca zmuszony jest do zamknięcia swojego zakładu lub też gdy nie ma możliwości polecenia pracownikowi pracy zdalnej, pracownikowi za czas niewykonywania pracy, jeśli był gotów do jej wykonywania, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy, przysługuje wynagrodzenie:
- wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną (dotyczy to pracowników wynagradzanych w stałej stawce godzinowej, np. 20 zł za godzinę lub w stałej stawce miesięcznej, np. 4 tys. zł miesięcznie – ci pracownicy także w czasie przestoju otrzymają te stawki wynagrodzenia),
- jeżeli wspomniany składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – pracownikowi przysługuje 60 proc. wynagrodzenia (dotyczy to m.in. pracowników, którzy otrzymują wynagrodzenie akordowe lub prowizyjne, czyli wynagrodzenie określone jako stawka za ilość wytworzonych produktów bądź określony procent przychodu/dochodu/zysku.
W każdym innym przypadku wynagrodzenie to nie może być jednak niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę. Należy bowiem uznać, że konieczność zamknięcia zakładu pracy w celu przeciwdziałania COVID-19 będzie przyczyną dotyczącą pracodawcy – mimo, że będzie to przyczyna niezawiniona przez pracodawcę.
