
Ministerstwo Finansów opublikowało zaktualizowany harmonogram wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który wejdzie w życie etapami począwszy od 1 lutego 2026 roku. Nowe rozwiązania techniczne, prawne i organizacyjne mają na celu ułatwienie przedsiębiorcom przejścia na wystawianie e-faktur w systemie teleinformatycznym.
Terminy wdrożenia obowiązku korzystania z KSeF
Obowiązek wystawiania e-faktur zostanie wdrożony w trzech etapach:
· od 1 lutego 2026 r. – dla dużych podatników, których wartość sprzedaży brutto za 2024 r. przekroczyła 200 mln zł,
· od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych podatników,
· od 1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych przedsiębiorców wykluczonych cyfrowo, których transakcje opiewają na kwoty do 450 zł za pojedynczą fakturę i do 10 tys. zł miesięcznie łącznej sprzedaży.
Dodatkowo, faktury VAT RR dokumentujące zakup produktów rolnych od rolników ryczałtowych nie będą objęte obowiązkiem KSeF. Ich wystawianie w systemie będzie możliwe dobrowolnie od 1 kwietnia 2026 r.
Nowa wersja systemu – KSeF 2.0
W czerwcu 2025 r. Ministerstwo Finansów udostępni informacje dotyczące nowej wersji systemu KSeF 2.0, w tym:
· zaktualizowaną strukturę logiczną faktury FA(3),
· dokumentację interfejsu programistycznego (API), umożliwiającą integrację swoich systemów z KSeF.
Od 30 września 2025 r. możliwe będzie testowanie interfejsu API przez integratorów oraz duże firmy. Z kolei od listopada 2025 r. udostępniona zostanie testowa wersja Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, dzięki której wszyscy podatnicy będą mogli zapoznać się z funkcjonalnością systemu przed wejściem obowiązku w życie.
System produkcyjny, umożliwiający faktyczne wystawianie e-faktur w obrocie gospodarczym, zostanie uruchomiony 1 lutego 2026 r.
Certyfikaty i tryb „offline24”
Od 1 listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli ubiegać się o certyfikaty wystawcy faktur. Będą one niezbędne do uwierzytelniania w systemie i wystawiania faktur w trybie awaryjnym oraz tzw. trybie „offline24”.
Rozwiązanie to będzie miało charakter bezterminowy i umożliwi wystawienie faktury nawet w przypadku braku dostępu do internetu lub problemów z działaniem systemu. Połączenie z systemem będzie możliwe w ciągu 24 godzin od momentu wystawienia dokumentu.
Tryb „offline24” realizuje dwa kluczowe cele: umożliwia wystawienie faktury dla nabywców zagranicznych lub podmiotów nieposługujących się numerem NIP oraz zapewnia ciągłość procesu fakturowania w przypadku trudności technicznych.
Aplikacja mobilna KSeF
Ministerstwo Finansów udostępniło również bezpłatną aplikację mobilną KSeF, która umożliwia:
· wystawianie i podgląd faktur,
· zarządzanie profilami sprzedawcy,
· tworzenie list kontrahentów i numerów rachunków,
· bezpieczne udostępnianie faktur.
Aplikacja jest dostępna w Google Play i App Store, a po aktualizacji do wersji 2.0 będzie zgodna z obowiązującym KSeF od lutego 2026 r.
Faktury dla konsumentów i załączniki
Nowy projekt przewiduje możliwość dobrowolnego wystawiania e-faktur również dla konsumentów. Ponadto, system umożliwi dołączanie załączników do faktury, które będą stanowiły jej integralną część, zgodnie ze zaktualizowaną strukturą FA(3). Rozwiązanie to odpowiada na potrzeby przedsiębiorców, którzy w załącznikach umieszczają szczegółowe dane dotyczące produktów i usług.
Jeśli potrzebujesz wsparcia przy przygotowaniu firmy do wdrożenia KSeF – skontaktuj się z nami. Chętnie pomożemy w analizie, integracji oraz szkoleniach.