Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) od 2026 roku – najnowsze informacje z Ministerstwa Finansów

15 kwietnia 2025

Ministerstwo Finansów opublikowało zaktualizowany harmonogram wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który wejdzie w życie etapami począwszy od 1 lutego 2026 roku. Nowe rozwiązania techniczne, prawne i organizacyjne mają na celu ułatwienie przedsiębiorcom przejścia na wystawianie e-faktur w systemie teleinformatycznym.

Terminy wdrożenia obowiązku korzystania z KSeF

Obowiązek wystawiania e-faktur zostanie wdrożony w trzech etapach:

· od 1 lutego 2026 r. – dla dużych podatników, których wartość sprzedaży brutto za 2024 r. przekroczyła 200 mln zł,

· od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych podatników,

· od 1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych przedsiębiorców wykluczonych cyfrowo, których transakcje opiewają na kwoty do 450 zł za pojedynczą fakturę i do 10 tys. zł miesięcznie łącznej sprzedaży.

Dodatkowo, faktury VAT RR dokumentujące zakup produktów rolnych od rolników ryczałtowych nie będą objęte obowiązkiem KSeF. Ich wystawianie w systemie będzie możliwe dobrowolnie od 1 kwietnia 2026 r.

Nowa wersja systemu – KSeF 2.0

W czerwcu 2025 r. Ministerstwo Finansów udostępni informacje dotyczące nowej wersji systemu KSeF 2.0, w tym:

· zaktualizowaną strukturę logiczną faktury FA(3),

· dokumentację interfejsu programistycznego (API), umożliwiającą integrację swoich systemów z KSeF.

Od 30 września 2025 r. możliwe będzie testowanie interfejsu API przez integratorów oraz duże firmy. Z kolei od listopada 2025 r. udostępniona zostanie testowa wersja Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, dzięki której wszyscy podatnicy będą mogli zapoznać się z funkcjonalnością systemu przed wejściem obowiązku w życie.

System produkcyjny, umożliwiający faktyczne wystawianie e-faktur w obrocie gospodarczym, zostanie uruchomiony 1 lutego 2026 r.

Certyfikaty i tryb „offline24”

Od 1 listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli ubiegać się o certyfikaty wystawcy faktur. Będą one niezbędne do uwierzytelniania w systemie i wystawiania faktur w trybie awaryjnym oraz tzw. trybie „offline24”.

Rozwiązanie to będzie miało charakter bezterminowy i umożliwi wystawienie faktury nawet w przypadku braku dostępu do internetu lub problemów z działaniem systemu. Połączenie z systemem będzie możliwe w ciągu 24 godzin od momentu wystawienia dokumentu.

Tryb „offline24” realizuje dwa kluczowe cele: umożliwia wystawienie faktury dla nabywców zagranicznych lub podmiotów nieposługujących się numerem NIP oraz zapewnia ciągłość procesu fakturowania w przypadku trudności technicznych.

Aplikacja mobilna KSeF

Ministerstwo Finansów udostępniło również bezpłatną aplikację mobilną KSeF, która umożliwia:

· wystawianie i podgląd faktur,

· zarządzanie profilami sprzedawcy,

· tworzenie list kontrahentów i numerów rachunków,

· bezpieczne udostępnianie faktur.

Aplikacja jest dostępna w Google Play i App Store, a po aktualizacji do wersji 2.0 będzie zgodna z obowiązującym KSeF od lutego 2026 r.

Faktury dla konsumentów i załączniki

Nowy projekt przewiduje możliwość dobrowolnego wystawiania e-faktur również dla konsumentów. Ponadto, system umożliwi dołączanie załączników do faktury, które będą stanowiły jej integralną część, zgodnie ze zaktualizowaną strukturą FA(3). Rozwiązanie to odpowiada na potrzeby przedsiębiorców, którzy w załącznikach umieszczają szczegółowe dane dotyczące produktów i usług.

Jeśli potrzebujesz wsparcia przy przygotowaniu firmy do wdrożenia KSeF – skontaktuj się z nami. Chętnie pomożemy w analizie, integracji oraz szkoleniach.