Od 7 kwietnia 2023 r. zacznie obowiązywać nowelizacja Kodeksu pracy wprowadzająca pracę zdalną. Mimo zniesienia w Polsce stanu pandemii, jej wpływ na rynek pracy nadal jest odczuwalny. Jednym z jego przejawów jest chociażby upowszechnienie pracy zdalnej. Wychodząc temu naprzeciw, ustawodawca zdecydował się na wprowadzenie zmian w Kodeksie pracy, które dotyczą zasad wykonywania obowiązków zawodowych poza biurem. Dzięki nowym regulacjom pracownicy będą mogli łączyć życie zawodowe z prywatnym korzystając również z modelu pracy hybrydowej.
Praca zdalna będzie mogła być wykonywana na podstawie uzgodnień stron, na polecenie pracodawcy albo na wniosek pracownika. W zależności od sytuacji odmiennie kształtować się będą prawa i obowiązki stron stosunku pracy oraz kwestie związane z prowadzeniem dokumentacji.
Zgodnie z nowymi przepisami praca zdalna będzie polegała na wykonywaniu pracy całkowicie, czyli w pełnym wymiarze czasu pracy, lub częściowo (okazjonalnie albo hybrydowo) w miejscu wskazanym przez pracownika oraz każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą.
Ze względu na konieczność uzgodnienia miejsca pracy zdalnej pomiędzy pracodawcą a pracownikiem żadna strona nie będzie mogła narzucić drugiej stronie miejsca wykonywania pracy zdalnej, natomiast możliwość wydania przez pracodawcę polecenia pracy zdalnej będzie uzależniona od złożenia przez pracownika oświadczenia, że posiada on możliwości lokalowe i techniczne do jej wykonywania.
WNIOSEK O PODJĘCIE PRACY ZDALNEJ
Nowe przepisy mają dopuszczać pracę zdalną w sytuacji, gdy pracodawca zawrze odpowiednie porozumienie z pracownikiem, już przy zawarciu z nim umowy o pracę, bądź w trakcie jej trwania. W przypadku, gdy takie porozumienie lub regulamin pracy zdalnej nie będzie obowiązywało, forma pracy zdalnej będzie mogła zostać zastosowana na wniosek zainteresowanego pracownika.
Jeśli pracownik złoży wniosek o pracę zdalną, a pracodawca zdecyduje się do niego nie przychylać, to musi poinformować pracownika o przyczynie odmowy w terminie 7 dni roboczych, licząc od dnia złożenia wniosku.
Pracodawca będzie zobowiązany do uwzględnienia wniosków pracowników o pracę zdalną, w następujących przypadkach:
- pracownica w ciąży;
- pracownik wychowujący dziecko do czwartego roku życia;
- rodzic dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu;
- rodzic dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności;
- rodzic dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych;
- osoba sprawująca opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.
OBOWIĄZKI PRACODAWCY
Pracodawca będzie zobowiązany do zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną:
- materiałów i narzędzi do pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych
do wykonywania pracy zdalnej; - zapewnienia instalacji, serwisu oraz konserwacji dostarczonych materiałów i narzędzi do pracy;
- zwrotu kosztów niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej w postaci kosztu energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych, oraz innych niezbędnych kosztów wykonywania pracy zdalnej, o ile zostaną wskazane w poleceniu, porozumieniu indywidualnym, regulaminie lub porozumieniu ze związkami zawodowymi.
Dodatkowym obowiązkiem pracodawcy związanym z pracą zdalną będzie określenie procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadzenie, w miarę potrzeby, instruktażu i szkolenia w tym zakresie. Z kolei pracownik wykonujący pracę zdalną zobligowany będzie do potwierdzenia w postaci papierowej lub elektronicznej faktu zapoznania się ze wspomnianymi procedurami.
Obowiązek zwrotu kosztów niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej może zostać spełniony także poprzez wypłatę ryczałtu, którego wysokość będzie odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika z tego tytułu. Pracownik może korzystać ze swoich materiałów i narzędzi pracy o ile spełniają one wymagania BHP, przysługuje mu z tego tytułu wypłata ekwiwalentu przez pracodawcę.
POLECENIE PRACY ZDALNEJ
Pracodawca ma możliwość do wydania polecenia swoim pracownikom, w przedmiocie wykonywania pracy zdalnej, w określonych przypadkach:
- w czasie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu;
- w okresie, w którym z powodu siły wyższej zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie będzie czasowo możliwe.
Cofnięcie takiego polecenia przez pracodawcę, jest możliwe z przynajmniej dwudniowym uprzedzeniem.
KONTROLA WYKONYWANIA PRACY ZDALNEJ
Wykonywanie pracy w formie zdalnej upoważnia pracodawcę do przeprowadzenia kontroli w zakresie:
- bezpieczeństwa i higieny pracy;
- przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.
Kontrola przeprowadzana będzie w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach jego pracy.
Jeśli w wyniku kontroli pracodawca stwierdzi uchybienia, będzie mieć prawo do tego, by zobowiązać pracownika do ich usunięcia we wskazanym terminie. Pracodawca będzie też mógł wycofać zgodę na wykonywanie pracy zdalnej. W przypadku zastosowania tego drugiego rozwiązania, pracownik rozpocznie pracę w dotychczasowym miejscu pracy w terminie określonym przez pracodawcę.
WYPADEK PODCZAS PRACY ZDALNEJ
Jeżeli podczas pracy zdalnej pracownik ulegnie wypadkowi może ubiegać się o ubezpieczenie z tytułu wypadku w miejscu pracy. Nowe przepisy przewidują takie same obowiązki w związku z wypadkiem przy pracy dla pracownika zdalnego, jak i pracownika stacjonarnego.
