Przepisy wprowadzające nowy rejestr podatników VAT – z jednej strony łatwiej będzie sprawdzać kontrahentów. Jednak z drugiej – jak wskazują eksperci – firmy mogą stać się ofiarami oszustów. Będą też musiały opracować odpowiednie procedury. Ministerstwo już wydaje wyjaśnienia, które nie mają potwierdzenia w przepisach.

Już od 1 września działa specjalny rejestr podatników VAT. Wykaz podmiotów, które są w nim zarejestrowane prowadzony jest w formie elektronicznej przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Założeniem jest, że ma to być wygodne narzędzie służące do szybkiej weryfikacji danych kontrahentów i ich rachunków, w szczególności dotyczących rejestracji do celów VAT. Wykaz ma zminimalizować ryzyko nieświadomego udziału podatników w karuzelach VAT oraz ograniczyć wyłudzenia podatków.

Są w nim podane również informacje dotyczące numerów rachunków bankowych przedsiębiorcy, wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym. Podatnicy będą musieli dokonywać płatności przewyższających kwotę 15 tys. złotych na rachunek zawarty w wykazie. Jeśli kontrahent podatnika dokona płatności za fakturę na rachunek bankowy, który nie został zgłoszony, od stycznia przyszłego roku nie będzie mógł zaliczyć tej wpłaty do kosztów uzyskania przychodów.

Negatywne konsekwencje

Niestety przepisy te będą miały także negatywne konsekwencje. Przede wszystkim w przypadku płatności przekraczających 15 tys. złotych dokonanych za pomocą karty kredytowej, kont PayPal czy za pomocą pośredników w płatnościach, co bardzo często występuje w przypadku zakupów internetowych.w takich sytuacjach płatność nie jest dokonywana na rachunek bankowy kontrahenta wskazany na białej liście i podatnik w razie kontroli będzie musiał liczyć się z ryzykiem odmowy zaliczenia wydatku zapłaconego w taki sposób do kosztów uzyskania przychodu.

Problemy z weryfikacją rachunków

Wiceminister finansów Tadeusz Kościński w odpowiedzi na interpelacje poselską nr 32747 zapewnił, że organy podatkowe będą traktowały płatności za rachunki wirtualne jak zapłatę na rachunek wskazany na białej liście. Jednak nie wynika to wprost z przepisów. Zdaniem eksperta, innym zagrożeniem będzie ujawnienie, w którym banku dany przedsiębiorca posiada rachunki, przez co może się zwiększyć liczba ataków internetowych na przedsiębiorców. Może też częściej dochodzić do podszywania się przez przestępców pod przedsiębiorców i rozsyłania fałszywych informacji o zmianie numeru rachunku, a informacje o aktualnym numerze rachunku bankowego mogą służyć uwiarygodnieniu takich oszustw w oczach kontrahentów.

Procedury przygotowawcze

Wprowadzenie konieczności weryfikacji kont bankowych dostawców (czynnych podatników VAT), będzie zatem kolejnym wyzwaniem stawianym przed podatnikami. Warto zatem stworzyć procedury umożliwiające zarządzanie procesem weryfikacji i jednocześnie minimalizujące ryzyko podatkowe związane z zakwestionowaniem kwot wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów

By zbudować taką procedurę, należy ustalić, czy system księgowy pozwala na stworzenie raportu przedstawiającego dane dostawcy, w szczególności: nazwę, numer VAT oraz numery rachunków bankowych przypisane do niego. Jeśli system księgowy zapewni te informacje, kolejnym krokiem może być automatyzacja weryfikacji rachunków w bazie danych. Popularnym sposobem automatyzacji jest rozwiązanie wykorzystujące zaawansowane opcje arkusza kalkulacyjnego Excel. Istotne jest to, by określić również sposób gromadzenia dowodów jej przeprowadzenia. Niezbędne będzie również ustalenie, kto w firmie miałby odpowiadać za weryfikację rachunków, aktualizację systemu księgowego oraz rozwiązywanie wszelkich spraw z tym związanych. Istotne jest to, by weryfikacja odbywała się nie tylko w dniu dokonania płatności lecz również systematycznie. Opracowana procedura powinna być również udokumentowana, aby osoby odpowiedzialne miały szczegółową instrukcję działania. Ochroni to przed zniekształceniem procesu oraz zabezpieczy podmiot na wypadek rotacji pracowników.