Paliwo do samochodów służbowych wykorzystywanych przez pracowników na cele prywatne – konsekwencje w podatku VAT dla pracodawcy.

Jednym z najbardziej popularnych benefitów oferowanych polskim pracownikom jest możliwość wykorzystywania samochodu osobowego, będącego własnością pracodawcy, do celów prywatnych. Jednakże używanie samochodu firmowego nieodłącznie związane jest ze zużyciem paliwa. Z reguły pracownicy mają określony limit paliwa, który traktowany jest jako wykorzystany na cele związane z przedsiębiorstwem pracodawcy. Jednakże zdarzają się sytuacje, gdy pracownik znacznie przekroczy limit obowiązujący w organizacji.

W związku z tym występują różne konsekwencje w podatku od towarów i usług, w zależności od zakwalifikowania danej czynności (zużycia paliwa ponad normę) pod kątem cywilnoprawnym. Jedną z nich jest sytuacja, w której pracodawca w regulaminie pracy bądź w umowie o pracę zobowiąże pracownika do wykorzystywania samochodu służbowego tylko do celów związanych z wykonywaną pracą. Zatem w sytuacji gdy pracownik zużyje zbyt dużo przydzielonego mu paliwa, wyrządza swojemu pracodawcy szkodę, do naprawienia której jest zobowiązany, gdyż nie powinien wykorzystywać paliwa i samochodu do celów prywatnych. W takim przypadku kara umowna bądź odszkodowanie, które pracownik musi zapłacić swojemu pracodawcy, nie stanowią odpłatnej dostawy towarów lub odpłatnego świadczenia usług i nie są opodatkowane podatkiem od towarów i usług. Analogiczne stanowisko prezentowane jest przez organy podatkowe w interpretacjach indywidualnych (np. interpretacja Ministra Finansów – Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, sygn. IPPP2/443-1434/08-2/KK).

Jednakże inne konsekwencje wystąpią w sytuacji, gdy pracodawca będzie traktował paliwo zużyte ponad normę jako wykorzystane na cele prywatne i będzie obciążał kosztem pracownika odpowiedzialnego za dany pojazd. W takim przypadku pracodawca odsprzeda de facto pracownikowi zużyte paliwo. Konieczność odprowadzania przez pracodawcę należnego podatku VAT od sprzedaży paliwa pracownikowi nie budzi w tym przypadku wątpliwości. Ponieważ jednak obowiązujące obecnie przepisy nie pozwalają, z pewnymi wyjątkami, odliczyć podatku od towarów i usług od paliwa zużytego do samochodów osobowych wykorzystywanych na potrzeby działalności (art. 4 ustawy z 16 grudnia 2010 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o transporcie drogowym, Dz.U. Nr 247, poz. 1652), nasuwa się pytanie, czy również w przypadku obciążania pracownika wydatkami za paliwo, które traktowane jest jako zużyte na potrzeby własne pracowników, podatnik nie ma prawa do odliczenia kwoty podatku od towarów i usług. Należy zgodzić się ze stanowiskiem zaprezentowanym w interpretacji indywidualnej przez Ministra Finansów – Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie (sygn. IPPP1/443-231/12-2/PR), który stwierdził, iż naliczony podatek związany z paliwem, które następnie jest odsprzedawane pracownikom, nie jest objęty wyłączeniem, o którym mowa w przepisie art. 4 ww. ustawy nowelizującej, wprowadzającej ograniczenia w odliczaniu podatku naliczonego z tytułu nabycia paliwa wykorzystywanego do napędu samochodów o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, gdyż paliwo to jako towar handlowy stanowi przedmiot dalszego obrotu – odsprzedaży. W związku z powyższym podatnikowi przysługuje pełne prawo do odliczenia podatku od towarów i usług od paliwa, które jest wykorzystywane przez pracowników na cele prywatne. Należy zauważyć, iż formalnie przepis art. 4 ustawy nowelizującej ustawę o podatku od towarów i usług obowiązywał do końca 31 grudnia 2012 r., jednakże uwagi przytoczone w tym artykule pozostaną aktualne nawet w przypadku utrzymania ograniczenia odliczania podatku VAT od paliwa wykorzystywanego do samochodów osobowych, gdyż opisana sytuacja traktowana jest dla podatku VAT jako odpłatna dostawa paliwa.

Paweł Celiński
radca prawny, doradca podatkowy
Artykuł opublikowany w miesięczniku „Benefit”